Kommissorium for Revisionsudvalget

Revisionsudvalgets overordnede formål er at overvåge rapporterings- og regnskabsaflæggelsesprocessen i koncernen, herunder regnskabs- og revisionsmæssige forhold samt interne kontroller og risikostyringssystemer.

Revisionsudvalget har ingen selvstændig beslutningskompetence og skal alene forberede beslutninger, der træffes i bestyrelsen. Bestyrelsen bevarer således det fulde ansvar for de beslutninger, der træffes efter indstilling fra udvalget.

Medlemskab

Revisionsudvalget består af tre personer, der udpeges af bestyrelsen blandt bestyrelsens egne medlemmer. Medlemmerne vælges for ét år ad gangen og udpeges umiddelbart efter selskabets ordinære generalforsamling.

Flertallet af medlemmerne skal være uafhængige, og mindst ét medlem skal have regnskabsmæssige eller revisionsmæssige kvalifikationer.

Udvalget skal tilsammen råde over kompetencer, der er relevant for selskabet, herunder have indsigt i og erfaring med finansielle forhold og regnskabs- og revisionsmæssige forhold i børsnoterede selskaber samt råde over kompetencer inden for ejendomsbranchen.

Sammensætningen af udvalget skal sikre, at samspillet mellem særlige kvalifikationer inden for revision og regnskab samt kompetencer inden for ejendomsbranchen samlet medvirker til en høj kvalitet i varetagelsen af udvalgets opgaver.

Revisionsudvalgets formand udpeges af bestyrelsen. Formanden for selskabets bestyrelse kan ikke være formand for Revisionsudvalget.

Møder

Møder i Revisionsudvalget afholdes så ofte, som det vurderes hensigtsmæssigt, som udgangspunkt fire gange årligt. Møderne afholdes forud for de ordinære bestyrelsesmøder, hvor den samlede bestyrelse godkender selskabets års- og delårsrapporter.

Revisionsudvalgets formand tilser, at dagsordenen for det normale bestyrelsesmøde indeholder de nødvendige punkter til behandling i Revisionsudvalget i overensstemmelse med den for Revisionsudvalget udarbejdede årsplan og sørger for, at relevant materiale tilgår de øvrige medlemmer. Medlemmerne er velkomne til at komme med forslag til punkter, som ønskes medtaget på dagsordenen.

Den eksterne revision deltager på udvalgets møder efter behov, dog mindst én gang årligt uden at selskabets direktion deltager.

Efter formandens beslutning kan udvalget indbyde direktører, medarbejdere eller eksterne konsulenter til at deltage i udvalgets møder.

Bestyrelsessekretæren fungerer som sekretær for udvalget og deltager på møderne efter formandens beslutning.

Opgaver

Revisionsudvalget har følgende opgaver:

  • Drøfte resultatet af den lovpligtige revision, herunder regnskabsaflæggelsesprocessen.
  • Overvåge regnskabsaflæggelsesprocessen, herunder regnskabspraksis på væsentlige områder og væsentlige regnskabsmæssige skøn samt usikkerheder og risici, herunder også i relation til forventninger for det igangværende år, og om nødvendigt fremsætte henstillinger eller forslag til at sikre integriteten.
  • Overvåge om selskabet har etableret effektive interne kontrolsystemer og risikostyringssystemer i relation til regnskabsaflæggelsen i selskabet, herunder vurdere den lovpligtige beskrivelse af Agat Ejendommes risikostyringsprocesser og interne kontrolforanstaltninger i relation til regnskabsaflæggelsesprocessen, i overensstemmelse med årsregnskabslovens § 107b.
  • Overvåge den lovpligtige revision af selskabets årsrapport og koncernregnskab, m.v. og tage hensyn til resultatet af den seneste kvalitetskontrol af revisionsvirksomheden.
  • Årligt at vurdere behovet for intern revision.
  • Overvåge transaktioner med nærtstående parter.
  • Overvåge at selskabet er compliant med God selskabsledelse.
  • Overvåge og kontrollere revisorernes og revisionsfirmaets uafhængighed i relation til omfang og ydelser, herunder også i relation til opgaver, der ikke er revisionsopgaver samt gennemgå revisionshonoraret.
  • Gennemgå og godkende en politik for ydelser, der leveres af selskabets eksterne revisor, herunder både revisionsopgaver og ikke-revisionsopgaver.
  • Forestå evaluering af den generalforsamlingsvalgte revisor.
  • Være ansvarlig for proceduren for udvælgelse og indstilling af revisor til valg på generalforsamlingen.

For at konkretisere Revisionsudvalgets arbejdsopgaver udarbejdes en årsplan, som godkendes af den samlede bestyrelse.

Udvalget kan udføre andre opgaver, som bestyrelsen/Revisionsudvalget finder relevante, og som ligger naturligt inden for udvalgets kompetenceområde, herunder men ikke begrænset til compliance generelt, kapitalberedskab, besvigelsesrisici, IT-sikkerhed m.v.

Bemyndigelse og ressourcer

Inden for kommissoriet er Revisionsudvalget bemyndiget til:

  • Gennemgå, undersøge og vurdere ethvert forhold, der ligger inden for kommissoriet.
  • At indhente juridisk, regnskabsmæssig og anden bistand fra eksterne eksperter i det omfang, udvalget vurderer det nødvendigt for at kunne udføre sine opgaver.
  • At indhente oplysninger fra relevante medarbejdere i koncernen og anmode disse om at deltage i revisionsudvalgsmøderne.
  • At indhente oplysninger fra selskabets eksterne revisor og anmode om, at denne deltager i revisionsudvalgsmøderne.
  • At få ubegrænset adgang til information, der vurderes relevant for, at udvalget kan udføre sine opgaver.

Rapportering

Revisionsudvalgets formand orienterer på hvert bestyrelsesmøde om udvalgets arbejde siden sidste bestyrelsesmøde.

Referater fra udvalgets møder godkendes af udvalgets medlemmer og sendes herefter til den samlede bestyrelse. Referaterne skal afspejle den dialog, der har været på udvalgsmøderne og give bestyrelsen et passende og kvalificeret grundlag for beslutningsprocessen.

Aflønning

Der ydes ikke særskilt honorering for arbejdet i Revisionsudvalget.

Evaluering

Revisionsudvalgets kommissorium gennemgås årligt, og eventuelle ændringer godkendes af bestyrelsen med det flertal, der kræves i henhold til forretningsordenen.

Godkendt af bestyrelsen den 10. november 2023.