Kommissorium for Revisionsudvalget i Agat Ejendomme A/S

I overensstemmelse med EU-direktivet om lovpligtig revision af årsregnskaber og konsoliderede regnskaber (8. selskabsdirektiv), den danske revisorlov (§ 31) og gældende danske anbefalinger om god selskabsledelse har bestyrelsen nedsat et Revisionsudvalg.

Revisionsudvalgets overordnede formål er at overvåge regnskabsaflæggelsesprocessen i koncernen, herunder regnskabs- og revisionsmæssige forhold samt interne kontroller og risikostyringssystemer.

Revisionsudvalget har ingen selvstændig beslutningskompetence og skal alene forberede beslutninger, der træffes i bestyrelsen. Bestyrelsen bevarer således det fulde ansvar for de beslutninger, der træffes efter indstilling fra udvalget.

Medlemskab

Revisionsudvalget består af tre personer, der udpeges af bestyrelsen blandt bestyrelsens egne medlemmer. Medlemmerne vælges for ét år ad gangen og udpeges umiddelbart efter selskabets ordinære generalforsamling.

Flertallet af medlemmerne skal være uafhængige, og mindst ét medlem skal have regnskabsmæssige eller revisionsmæssige kvalifikationer som nærmere bestemt ved lov og fastsat af bestyrelsen.

Udvalget skal tilsammen råde over en opdateret indsigt i og erfaring med finansielle forhold og regnskabs- og revisionsmæssige forhold i børsnoterede selskaber samt råde over kompetencer inden for ejendomsbranchen.

Sammensætningen af udvalget skal sikre, at samspillet mellem særlige kvalifikationer inden for revision og regnskab samt kompetencer inden for ejendomsbranchen samlet medvirker til en høj kvalitet i varetagelsen af udvalgets opgaver.

Revisionsudvalgets formand udpeges af bestyrelsen. Formanden for selskabets bestyrelse kan ikke være formand for Revisionsudvalget.

Møder i Revisionsudvalget afholdes som udgangspunkt fire gange årligt. Møderne afholdes så vidt muligt forud for de bestyrelsesmøder, hvor den samlede bestyrelse godkender selskabets års- og delårsrapporter.

Revisionsudvalgets formand fastlægger dagsordenen for udvalgsmøderne i overensstemmelse med den for Revisionsudvalget udarbejdede årsplan, indkalder til møderne og sørger for, at relevant materiale tilgår de øvrige medlemmer. Medlemmerne er velkomne til at komme med forslag til punkter, som ønskes medtaget på dagsordenen.

Den eksterne revision deltager på udvalgets møder efter behov, dog mindst én gang årligt uden at selskabets direktion deltager.

Efter formandens beslutning kan udvalget indbyde øvrige bestyrelsesmedlemmer, direktører, medarbejdere eller eksterne konsulenter til at deltage i udvalgets møder.

Bestyrelsessekretæren fungerer som sekretær for udvalget og deltager på møderne efter formandens beslutning.

Opgaver

Revisionsudvalget har følgende opgaver:

  • Overvåge regnskabsaflæggelsesprocessen, herunder regnskabspraksis på væsentlige områder og væsentlige regnskabsmæssige skøn samt usikkerheder og risici, herunder også i relation til forventninger for det igangværende år, og om nødvendigt fremsætte henstillinger eller forslag til at sikre integriteten.
  • Overvåge om selskabet har etableret effektive interne kontrolsystemer og risiko-styringssystemer i relation til regnskabsaflæggelsen i selskabet, herunder vurdere den lovpligtige beskrivelse af Agat Ejendommes risikostyringsprocesser og interne kontrol-foranstaltninger i relation til regnskabs aflæggelsesprocessen, i overensstemmelse med årsregnskabslovens § 107b.
  • Overvåge den lovpligtige revision af selskabets årsrapport og koncernregnskab, m.v. og tage hensyn til resultatet af den seneste kvalitetskontrol af revisionsvirksomheden.
  • Orientere bestyrelsen om resultatet af den lovpligtige revision, herunder regnskabsaflæggelsesprocessen.
  • Årligt vurdere behovet for intern revision.
  • Overvåge transaktioner med nærtstående parter.
  • Overvåge og kontrollere revisorernes og revisionsfirmaets uafhængighed i relation til omfang og ydelser, herunder også i relation til opgaver, der ikke er revisionsopgaver.
  • Være ansvarlig for proceduren for udvælgelse og indstilling af revisor til valg på generalforsamlingen i overensstemmelse med gældende regler.

For at konkretisere Revisionsudvalgets arbejdsopgaver udarbejdes en årsplan, som godkendes af den samlede bestyrelse.

Udvalget kan udføre andre opgaver, som bestyrelsen eller Revisionsudvalget finder relevante, og som ligger naturligt inden for udvalgets kompetenceområde.

Bemyndigelse og ressourcer

Inden for kommissoriet er Revisionsudvalget bemyndiget til:

  • At indhente juridisk, regnskabsmæssig og anden bistand fra eksterne eksperter i det omfang, udvalget vurderer det nødvendigt for at kunne udføre sine opgaver.
  • At indhente oplysninger fra relevante medarbejdere i koncernen og anmode disse om at deltage i revisionsudvalgsmøderne.
  • At indhente oplysninger fra selskabets eksterne revisor og anmode om, at denne deltager i revisionsudvalgsmøderne.
  • At få ubegrænset adgang til information, der vurderes relevant for, at udvalget kan udføre sine opgaver.
  • At gennemgå og godkende en politik for ydelser, der leveres af de eksterne revisorer, herunder både revisionsopgaver og ikke-revisionsopgaver.
  • At udarbejde retningslinjer for udførelse af skatte- og vurderingsydelser, der er tilladte efter revisorloven.
  • At stille forslag til bestyrelsen om valg af ekstern revisor og tilhørende honorering.

Rapportering

Revisionsudvalgets formand orienterer på hvert bestyrelsesmøde om udvalgets arbejde siden sidste bestyrelsesmøde.

Referater fra udvalgets møder godkendes af udvalgets medlemmer og sendes herefter til den samlede bestyrelse. Referaterne skal afspejle den dialog, der har været på udvalgsmøderne og give bestyrelsen et passende og kvalificeret grundlag for beslutningsprocessen.

Oplysninger om udvalgets opgaver og aktiviteter i årets løb oplyses i forbindelse med Agat Ejendommes årsrapport, herunder antal møder og det enkelte medlems mødedeltagelse.

Aflønning

Medlemmer af Revisionsudvalget honoreres årligt med DKK 50.000 og formanden for udvalget med DKK 100.000.

Evaluering

Revisionsudvalgets kommissorium gennemgås årligt, og eventuelle ændringer godkendes af bestyrelsen med det flertal, der kræves i henhold til forretningsordenen.

Godkendt af bestyrelsen den 11. juni 2019.