Lovpligtig redegørelse for virksomhedsledelse, jf. ÅRL § 107b – 2018/19

Denne lovpligtige redegørelse for virksomhedsledelse for TK Development A/S er en del af ledelsesberetningen i årsrapporten for 2018/19, dækkende perioden 1. februar 2018 – 31. januar 2019.

Redegørelsen omfatter en beskrivelse af selskabets ledelsesstruktur, omtale af de anbefalinger for god selskabsledelse, der ikke følges, samt en beskrivelse af hovedelementerne i koncernens interne kontrol- og risikostyringssystemer i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

Ledelsesstruktur

TK Development A/S har som dansk børsnoteret selskab et ledelsessystem bestående af en bestyrelse og en direktion.

Grundlaget for tilrettelæggelsen af ledelsens opgaver er bl.a. selskabsloven, årsregnskabsloven, værdipapirhandelsloven, Nasdaq Copenhagens regler og anbefalinger for udstedere, selskabets vedtægter, m.v. Den nærmere ansvars- og arbejdsdeling mellem bestyrelse og direktion er fastlagt i forretningsordenen.

Bestyrelsens formand og næstformand udgør formandskabet, der sammen med selskabets direktion bl.a. tilrettelægger bestyrelsens møder. Formandens og næstformandens særlige opgaver, pligter og ansvar er ligeledes fastlagt i forretningsordenen.

Bestyrelsesudvalgene består af et revisionsudvalg, et nomineringsudvalg og et vederlagsudvalg. Kommissorium for hvert udvalg og udvalgenes sammensætning fremgår af TK Developments hjemmeside www.tk-development.dk.

Ingen af udvalgene har selvstændig beslutningskompetence, og udvalgene skal alene forberede beslutninger, der træffes i bestyrelsen. Bestyrelsen bevarer således det fulde ansvar for de beslutninger, der træffes efter indstilling fra udvalgene.

God selskabsledelse

TK Development A/S er som børsnoteret selskab omfattet af kodeks for god selskabsledelse og skal følge anbefalingerne herfor. TK Development følger gældende anbefalinger. Anbefalingerne er offentligt tilgængelige på Komitéen for god Selskabsledelses hjemmeside www.corporategovernance.dk. De af Komitéens anbefalinger der ikke efterleves, er følgende:

Samfundsansvar

Med baggrund i selskabets størrelse, aktiviteter og de markeder, hvorpå koncernen opererer, har bestyrelsen besluttet ikke at vedtage politikker for selskabets samfundsansvar. Det vurderes løbende, hvorvidt der er behov for at vedtage politikker på området.

Whistleblower-ordning

Henset til selskabets og organisationens relativt begrænsede størrelse og den flade organisationsstruktur i koncernen, har bestyrelsen indtil videre vurderet, at der ikke er behov for etablering af en egentlig whistleblowerordning.

En detaljeret gennemgang af bestyrelsens stillingtagen til hver enkelt anbefaling findes på TK Developments hjemmeside www.tk-development.dk under Investor Relations/Selskabsledelse/God selskabsledelse.

Hovedelementerne i koncernens interne kontrol- og risikostyringssystemer i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen

Bestyrelsen og direktionen har det overordnede ansvar for koncernens risikostyring og interne kontroller i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, herunder overholdelse af relevant lovgivning og anden regulering i relation til regnskabsaflæggelsen.

Det er ledelsens holdning, at god risikostyring og intern kontrol er væsentlige områder, og denne holdning indskærpes til stadighed over for koncernens medarbejdere.

Koncernens risikostyring og interne kontroller i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen er etableret med henblik på effektivt at styre regnskabsaflæggelsen og derved minimere/eliminere risikoen for fejl og mangler.

Koncernens risikostyrings- og interne kontrolsystemer i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen kan alene skabe rimelig, men ikke absolut sikkerhed for, at uretmæssig brug af aktiver, tab og/eller væsentlige fejl og mangler i forbindelse med regnskabsaflæggelsen undgås.

Revisionsudvalget, og i sidste ende bestyrelsen, vurderer løbende de væsentlige risici og interne kontroller i forbindelse med koncernens aktiviteter og deres eventuelle indflydelse på regnskabsaflæggelsesprocessen.

Kontrolmiljø

Bestyrelsen vurderer årligt koncernens organisationsstruktur og bemandingen på væsentlige områder, herunder også inden for områder i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen. Herudover vurderes risikoen for besvigelser og hensigtsmæssigheden af koncernens regnskabsprincipper, anvendt regnskabspraksis og de væsentligste regnskabsmæssige skøn.

Bestyrelsen har fastlagt en række overordnede procedurer inden for alle væsentlige områder i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Bestyrelsen lægger bl.a. vægt på en klar organisationsstruktur, klare rapporteringslinjer, godkendelsesprocedurer og funktionsadskillelse.

Koncernens økonomifunktion har ansvaret for tilrettelæggelse og styring af regnskabsaflæggelsesprocessen. Koncernøkonomichefen og medarbejdere knyttet hertil overvåger overholdelse af de fastlagte retningslinjer og gennemgår løbende koncernens interne finansielle rapportering fra såvel ind- som udland, herunder stikprøvevis kontrol af regnskabsmæssige registreringer.

Som led i bestyrelsens vurdering af det interne kontrolmiljø tages der årligt stilling til, hvorvidt de interne kontrol- og risikostyringssystemer er tilstrækkelige, og hvorvidt der vurderes behov for intern revision. Bestyrelsen har med baggrund i virksomhedens størrelse, kompleksitet og organisering i økonomiafdelingen indtil videre vurderet, at etablering af intern revision ikke er relevant.

Risikovurdering

Bestyrelsen, herunder revisionsudvalget og direktionen, foretager mindst én gang årligt en overordnet vurdering af risici i forbindelse med regnskabsaflæggelsesprocessen.

På den baggrund vedtager bestyrelsen en række overordnede procedurer, herunder en række tiltag med henblik på at reducere/eliminere risiciene.

Bestyrelsen og direktionen tager som led i risikovurderingen hvert år stilling til risikoen for besvigelser og til de foranstaltninger, der skal træffes med henblik på at reducere disse risici. I den forbindelse vurderer bestyrelsen tillige direktionens mulighed for at tilsidesætte kontroller og for at udøve upassende indflydelse på regnskabsaflæggelsen.

Beslutninger om tiltag til reduktion/eliminering af risici foretages på baggrund af en vurdering af væsentlighed.

De væsentligste risici i forbindelse med regnskabsaflæggelsen fremgår af ledelsesberetningen og noterne til årsregnskabet, hvortil henvises.

Kontrolaktiviteter

Kontrolaktiviteterne tager udgangspunkt i risikovurderingen. Målet med disse kontrolaktiviteter er at sikre, at de af ledelsen udstukne retningslinjer følges, og at forebygge, opdage og rette eventuelle fejl og mangler.

Kontrolaktiviteterne er både manuelle og it-baserede og omfatter væsentligst kompetenceregler, godkendelsesprocedurer, afstemninger, funktionsadskillelse, resultatopfølgning, regnskabsanalytisk gennemgang, sikring af aktiver og andre verifikationer.

Der er etableret en fast og formel proces for udarbejdelse af delårsrapporter og årsrapporter. Der anvendes tjeklister, dels til sikring af korrekt og tilstrækkelig information fra de enkelte selskaber, dels til sikring af overholdelse af relevant lovgivning, primært IFRS og yderligere oplysningskrav for børsnoterede selskaber.

Der indhentes løbende oplysninger til brug for opfyldelse af eventuelle notekrav og andre oplysningskrav.

Information og kommunikation

Bestyrelsen har vedtaget en informations- og kommunikationspolitik, der bl.a. overordnet fastlægger kravene til regnskabsaflæggelsen og til den eksterne finansielle rapportering i overensstemmelse med lovgivningen herfor.

Et af målene med den vedtagne informations- og kommunikationspolitik er at sikre, at gældende oplysningsforpligtelser overholdes, og at de afgivne oplysninger er dækkende, fuldstændige og præcise.

Bestyrelsen lægger vægt på, at der inden for de rammer, der gælder for børsnoterede selskaber, er en åben kommunikation i virksomheden, og at den enkelte medarbejder kender sin rolle i den interne kontrol i virksomheden.

Overvågning

For at sikre at risikostyringen og det interne kontrolsystem fungerer effektivt, sker der løbende overvågning heraf. Den løbende overvågning er i TK Development en integreret del af det daglige arbejde og indgår i de aktiviteter, som både ledelse og medarbejdere udfører i forbindelse med deres arbejde.

Eventuelt konstaterede svagheder, kontrolsvigt og overskridelser af rammer og/eller beføjelser rapporteres opad i organisationen. Utilstrækkeligheder i den interne kontrol rapporteres til nærmeste overordnede, og alvorlige fejl rapporteres til direktion og/eller bestyrelse.

Bestyrelsen modtager fra direktionen løbende rapportering om overholdelse af de udstukne retningslinjer.

De generalforsamlingsvalgte revisorer rapporterer i revisionsprotokollatet til bestyrelsen eventuelle væsentlige svagheder i koncernens interne kontrolsystemer i forbindelse med regnskabs-aflæggelsesprocessen. Mindre væsentlige forhold rapporteres til direktionen.

Bestyrelsen overvåger løbende, at direktionen gennemfører aftalte tiltag til imødegåelse af identificerede risici i regnskabsaflæggelsesprocessen, og at direktionen foretager den fornødne overvågning og reagerer effektivt på eventuelle svagheder og/eller mangler.