Persondatapolitik

Persondatapolitik i Agat Ejendomme-koncernen vedrørende kunder, leverandører, samarbejdspartnere m.v.

1. Dataansvar

1.2 Databeskyttelse

Formålet med Agat Ejendommes persondatapolitik er at forklare, hvordan vi indsamler, behandler, beskytter og opbevarer personoplysninger.

Vores ambition er at minimere behandlingen af dine personoplysninger så meget som muligt og at skabe en høj grad af transparens i forhold til de oplysninger, der behandles.

Med denne politik oplyser vi dig om, hvilke af dine personoplysninger vi behandler, hvordan behandlingen foretages, og hvilke rettigheder du selv kan gøre brug af.

Såfremt du har spørgsmål eller henvendelser relateret til behandlingen af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at tage kontakt. Kontaktoplysningerne kan bl.a. findes i denne politiks sidste afsnit.

Behandlingen af dine persondata sker i overensstemmelse med principperne og som foreskrevet i de til enhver tid gældende regler i Persondataforordningen, herunder som gennemført og suppleret i Databeskyttelseslovgivningen.

2. Behandlingsaktiviteter

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål hermed. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilke data, det er nødvendigt at indsamle og opbevare, eller oplysningerne kan være nødvendige at indsamle med henblik på at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

2.1 Behandling af kundedata

Vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger i forbindelse med samarbejdet med vores kunder. Vi indsamler alene de personoplysninger, der er nødvendige til det aftalte formål, og vi beder vores kunder om kun at dele personoplysninger, hvor det er strengt nødvendigt til formålet.

Hvilke oplysninger indsamles

Almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på personlige kunder samt navn, titel, telefonnummer og e-mail på eventuelle kontaktpersoner hos kunden. Herudover indhenter vi oplysninger om vores personlige kunder i form af f.eks. kopi af pas, sygesikringsbevis eller kørekort.

Formål med indsamling af oplysningerne og grundlaget herfor

Vi behandler almindelige personoplysninger med det formål at kunne opfylde aftalen med kunden, herunder at levere det aftalte og fakturere herfor.

Selskaber i Agat Ejendomme-koncernen er underlagt reglerne i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven). Vi behandler derfor oplysninger, der fremgår af pas, sygesikringskort og/eller kørekort, eksempelvis CPR-nummer i overensstemmelse med hvidvasklovens kundekendskabsprocedurer i det omfang, det er nødvendigt for, at Agat Ejendomme kan overholde den retlige forpligtelse, som Agat Ejendomme er underlagt.

2.2 Leverandører og samarbejdspartnere

Vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger om vores leverandører og samarbejdspartnere, herunder personoplysninger om personer ansat hos leverandører og samarbejdspartnere.

Hvilke oplysninger indsamles

Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger.

Formål med indsamling af oplysningerne og grundlaget herfor

Vi behandler oplysningerne til brug for kontraktstyring samt for at modtage varer og tjenesteydelser fra vores leverandører, og hvor det er relevant at levere de aftalte varer og serviceydelser til vores kunder.Vores grundlag er at opfylde kontrakten, som den registrerede er part i. Hvis den registrerede ikke er part i kontrakten, er vores grundlag for at behandle oplysningerne et sagligt hensyn til at kunne opfylde kontrakten med leverandører eller samarbejdspartneren.

2.3 Besøgende på www.agat.dk

2.3.1 Brug af cookies

Når du anvender Agat Ejendommes hjemmeside, registreres dine standardindstillinger og i visse tilfælde din adfærd på hjemmesiden i en cookie. En cookie er en mindre tekstfil, som har til formål at huske tidligere adfærd. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervira eller andre skadelige programmer.

Agat Ejendomme anvender bl.a. cookies for at forbedre hjemmesidens funktioner og for at lette din adgang hertil, og det vil være nødvendigt for dig at acceptere anvendelsen af cookies for at have adgang til hele Agat Ejendommes hjemmeside www.agat.dk. Vær opmærksom på, at ingen af vores cookies indeholder personoplysninger om hverken dig eller andre.

For yderligere oplysninger herom, henvises til information omkring brug af cookies.

2.3.2 Investorportal

Investorportalen er den direkte og fuldt elektroniske kommunikationskanal mellem Agat Ejendomme og selskabets aktionærer. Som aktionær kan du logge på Investor-portalen og registrere din e-mailadresse. Det giver dig mulighed for at vælge hvilke informationer, du ønsker at modtage med e-mail fra Agat Ejendomme.

Hvilke oplysninger indsamles
Investorportalen håndteres af VP Investor Services, der er dataansvarlig for alle oplysninger i investorportalen. Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger. I forbindelse med, at du registrerer dig på investorportalen, giver du samtykke til vores behandling af dine almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger.

Formål med indsamling af oplysningerne og grundlaget herfor
Vi behandler oplysningerne for at kunne kommunikere elektronisk med vores aktionærer, hvilket blandt andet betyder, at indkaldelse til generalforsamling, selskabsmeddelelser, nyhedsbreve m.v. bliver sendt pr. e-mail til de aktionærer, der har bedt herom. Grundlaget herfor er dit samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke til behandlingen tilbage. Agat Ejendomme vil i så fald ikke længere have mulighed for at kommunikere elektronisk med dig.

2.4 Abonnenter på selskabsmeddelelser og andre nyheder (mailinglister)

Vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger om personer på vores mailingliste vedrørende selskabsmeddelelser og nyheder i øvrigt.

Hvilke oplysninger indsamles

Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger. I forbindelse med indsamlingen af data, giver du samtykke til vores behandling og opbevaring heraf.

Formål med indsamling af oplysningerne og grundlaget herfor

Vi behandler oplysningerne til brug for at kunne sende selskabsmeddelelser og andre nyheder ud til dig. Grundlaget herfor er dit samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke til behandlingen tilbage. Du vil i så fald ikke længere modtage selskabsmeddelelser og andre nyheder fra os.

2.5 Ansøgere til jobs i Agat Ejendomme

Når du søger en stilling hos Agat Ejendomme, behandles de oplysninger, som du har givet Agat Ejendomme i forbindelse med din ansøgning. Det vil typisk dreje sig om almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen for udvalgte stillinger kan vi bede kandidaterne om at gennemføre en personlighedstest.

Vi bruger oplysningerne til at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Dine oplysninger opbevares blandt andet i vores HR-system. Det er alene relevante ledere, HR-afdelingen og IT-administratorer, der har adgang til oplysningerne.

Hvis du bliver ansat, gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med vores persondatapolitik for medarbejdere, som er tilgængelig på Agat Ejendommes intranet.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, slettes senest 6 måneder efter, afslaget er givet.

Vi kan i visse tilfælde videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

3. Sikkerhed

Selskabet beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse og mod, at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Selskabet har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata. Den faktiske adgang kontrolleres gennem logning og tilsyn.

For at undgå datatab tages løbende backup af vores data.

Selskabet benytter sig i flere tilfælde af eksterne leverandører, f.eks. IT-leverandører, betalingsløsninger m.v., med hvem personoplysninger deles. Der er indgået databehandleraftaler med disse leverandører. Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger.

4. Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver alene personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag herfor.

4.1 Tredjeparter omfatter bl.a.:

  • Koncernforbundne selskaber
  • IT-leverandører
  • Revisorer i forbindelse med revision og/eller rådgivningsopgaver
  • Advokater i forbindelse med eventuelle rådgivningsopgaver
  • Offentlige myndigheder

4.2 Videregivelse af personoplysninger skal være sagligt begrundet og i øvrigt være nødvendig for at varetage en berettiget interesse for dig eller for selskabet. Videregivelse til formål, der er uforenelige med disse formål, som ligger til grund for selskabets behandling, må ikke ske.

4.3 Selskabet kan i visse tilfælde være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed. Vi videregiver alene personoplysninger, når vi har pligt til at gøre det.

4.4 Uanset om vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere, som er bosiddende i lande inden for eller uden for EU, sikrer vi, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller bl.a. krav til behandling af data, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, som du har i forhold til f.eks. at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.

4.5 Vi er opmærksomme på gældende krav til databehandleraftaler og sikrer, at der til stadighed er de nødvendige aftaler på plads til sikring af dine rettigheder.

5. Tidsrum for behandling af personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, indtil der ikke længere er et formål hermed, og selskabet ikke længere har et lovligt grundlag eller legitim interesse i fortsat at opbevare oplysningerne. Opbevaringsperioden er fastsat i henhold til de forpligtelser, Agat Ejendomme er underlagt i anden lovgivning og andre offentlige myndigheder, og til sikring af dokumentation.

6. Rettigheder

I henhold til persondataforordningen har du en række rettigheder.

Rettighederne er som følger:

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, vi har registreret om dig.
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger, vi har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter vi alle oplysninger, som vi ikke efter anden lovgivning er pålagt at skulle gemme.
  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre vi efter anden lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.
  • Du har ret til dataportabilitet til tredjemand.

Din adgang til ovenstående kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivs-beskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan ved skriftlig anmodning til Agat Ejendomme enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger. Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt hvilket selskab i koncernen, du har haft relationer til, herunder eventuelt angivelse af projekt eller andet formål med behandlingen af dine data, f.eks. mailingliste, jobansøger osv.).

Vi vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger vi om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

7. Ændringer til Persondatapolitikken

Persondatapolitikken gennemgås og opdateres løbende ud fra en konkret vurdering. Persondatapolitikken er senest opdateret den 25. maj 2018.

8.Kontakt

Agat Ejendomme kan kontaktes via nedenstående informationer vedrørende de personoplysninger, som selskabet er dataansvarlig for:

Agat Ejendomme
Vestre Havnepromenade 7, 3.
DK–9000 Aalborg

+45 8896 1010
agat@agat.dk

9. Klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, kan du sende en e-mail med detaljerne i din klage til databeskyttelse@agat.dk. Vi vil behandle klagen og vende tilbage.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over selskabets behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet, henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.